Introductie
Heb je stapels flyers, brieven of brochures die naar klanten moeten, maar geen tijd of zin om ze allemaal zelf te adresseren en op de post te doen? Een mailing met drukwerk versturen per post hoeft geen lastig karwei te zijn. Steeds meer bedrijven besteden de handling en verzending van drukwerk uit aan een specialist die het hele traject verzorgt, van drukken tot bezorgen. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over enveloppen vullen, brochures sealen of adressen printen.
In dit blogartikel leggen we uit wat handling van drukwerk precies inhoudt en welke werkzaamheden daarbij komen kijken. Ook lees je welke soorten drukwerk je kunt laten verzenden, waarom uitbesteden tijd en kosten scheelt en hoe één partij je complete mailing van A tot Z kan regelen. Tot slot geven we je praktische tips voor een succesvolle drukwerkmailing en beantwoorden we veelgestelde vragen.
Wat is handling van drukwerk?
Handling is eigenlijk een verzamelnaam voor alle verdere verwerking van je drukwerk nadat het is gedrukt. Denk aan het vouwen van brieven, samenvoegen van verschillende materialen, inpakken, adresseren en verzendklaar maken van je drukwerk. Vaak is handling maatwerk, elke mailing kan immers anders zijn en speciale aandacht vereisen voor een geslaagde promotie of actie.
Wanneer je ervoor kiest de handling uit te besteden, betekent dit dat een specialist ervoor zorgt dat jouw gedrukte materialen netjes bij de ontvangers komen. Vrijwel alle stappen worden dan voor je geregeld. Zo’n fulfilment-service kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:
Vouwen en couverteren
Het machinaal vouwen van brieven of flyers en ze in enveloppen steken en sluiten gebeurt snel en foutloos met de juiste apparatuur. Hierbij kunnen ook bijlagen zoals een flyer, kaart of folder worden toegevoegd in dezelfde envelop.
Sealen van drukwerk
Heeft je mailing de vorm van een brochure of magazine? Dan kan deze in folie geseald worden voor bescherming en om een adresdrager toe te voegen. Dit zorgt voor een nette, professionele presentatie bij de ontvanger.
Adresseren en personaliseren
De enveloppen, etiketten of adresdragers worden bedrukt met de adresgegevens van je klanten. Eventueel kun je mails personaliseren met naam of unieke codes, wat de betrokkenheid vergroot.
Verpakken en verzendklaar maken
Of het nu gaat om honderden brieven, gesealde brochures of gevulde brievenbusdoosjes, alles wordt zorgvuldig verpakt en verzendklaar gemaakt. Denk aan het opzetten van doosjes, insteken van kaarten of bundelen van pakketten.
Verzending regelen
Tot slot wordt jouw drukwerk op tijd verstuurd per post. De specialist verzorgt de volledige postafhandeling: van porto frankeren tot het inleveren bij de vervoerder. Jij hoeft je nergens meer druk om te maken.
Wat kun je laten verzenden?
Vrijwel ieder drukwerk dat jij wilt verspreiden, kun je door een specialist laten verzenden. Enkele voorbeelden van materialen die vaak via mailings verstuurd worden:
- Flyers en brieven
- Folders
- Brochures & magazines
- Kaarten en uitnodigingen
- Enveloppen
- Gepersonaliseerde verpakkingen
- Brievenbusdoosjes
Zo ontvingen relaties van bijvoorbeeld TransHeroes, een logistiek bedrijf, een gesealde brochure als mailing. Wij verzorgden voor deze klant het drukwerk Comics, de handling en de verzending van alle exemplaren. De klant had alles onder één dak geregeld, van drukpers tot brievenbus. Lees hier de hele klantcase.
Waarom handling en verzending uitbesteden?
Tijdbesparing en gemak
Een mailing voorbereiden kost veel tijd als je het zelf doet. Enveloppen adresseren, tientallen of honderden exemplaren vouwen, postzegels plakken. Voor je het weet ben je uren of zelfs dagen kwijt, waarin je niet met je core business bezig bent. Door de handling uit te besteden, bespaar je enorm veel tijd. Specialisten beschikken over machines en teams die dit werk in een fractie van de tijd doen.
Minder fouten, professioneel resultaat
Een ervaren fulfilment-partner zorgt ervoor dat jouw drukwerk met zorg en precisie wordt verwerkt. Automatisering speelt hierbij een grote rol. Machines vouwen en verpakken elke zending precies volgens instructie, wat het risico op fouten sterk vermindert. Bovendien ziet alles er professioneel uit.
Lagere kosten
Hoewel uitbesteden wat kost, kan het uiteindelijk kostenefficiënt zijn. Je bespaart op interne arbeidsuren. Daarnaast hebben gespecialiseerde mailingsbedrijven vaak gunstige posttarieven door hun volume. Zo profiteer jij van lagere portokosten dan wanneer je zelf losse postzegels zou kopen.
Eén partner voor alles
Veel bedrijven, zoals wij bij De Drukwerk Specialist, kunnen zowel het drukwerk produceren als de handling en verzending verzorgen. Dit betekent dat je maar met één partner hoeft te schakelen. Geen gedoe met verschillende partijen. Jij bespreekt jouw wensen met één contactpersoon, die het hele traject regelt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Tips voor een succesvolle drukwerkmailing
Plan op tijd
Begin vroeg met het voorbereiden van je mailing. Hoe eerder je start, hoe meer verzendopties beschikbaar zijn en hoe beter je kunt inspelen op verzenddeadlines. Hiermee voorkom je extra kosten voor spoedverzending.
Houd rekening met formaat en gewicht
Een platte, lichte zending past vaak door de brievenbus en is voordeliger dan een pakket. Kies dus slim voor het juiste papierformaat, papiersoort en verpakking zodat je binnen de gunstige verzendcategorieën blijft.
Verstuur in één batch
Door je drukwerkmailing in één grote zending te versturen, profiteer je vaak van volumekorting. Meerdere kleine zendingen zijn relatief duurder. Groeperen is dus efficiënter én voordeliger.
Laat adressering en sortering professioneel uitvoeren
Een specialist zorgt ervoor dat alle adressen correct en conform postvoorwaarden worden verwerkt. Dit voorkomt retourzendingen en vertragingen. Bovendien bespaart het je veel tijd en mogelijke fouten.
Conclusie
Het uitbesteden van de handling en verzending van drukwerk biedt veel voordelen. Je bespaart tijd, moeite en vaak ook kosten, terwijl je zeker weet dat je mailing professioneel en foutloos wordt uitgevoerd. Een specialist verzorgt het hele traject: van drukken en verpakken tot verzending per post, waardoor jij nergens meer omkijken naar hebt. Zo blijft jouw drukwerk in topkwaliteit én komt het op tijd bij de juiste ontvangers aan.
Of je nu flyers, brieven of complete mailings wilt versturen, met één partner voor drukwerk, handling en verzending houd je het overzicht en loopt alles soepel. In dit artikel heb je gelezen wat daarbij komt kijken en hoe wij je hier volledig in kunnen ontzorgen.
Veel succes met het versturen van je volgende drukwerkmailing! Wil je dat wij je helpen met de handling of verzending van jouw drukwerk? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met je mee. Bekijk onze producten in de catalogus of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.
Veelgestelde vragen
Ja, dat is geen probleem. Sterker nog, dit is precies waar onze handling & verzending service voor bedoeld is. We kunnen jouw gedrukte materialen rechtstreeks naar jouw klanten verzenden, zonder dat jij ze zelf nog hoeft in te pakken of op te sturen. Daarbij versturen we alles in neutrale verpakking, zodat het lijkt alsof het pakketje direct van jouw bedrijf afkomstig is.
Zeker weten! Wij kunnen flyers laten drukken en (vervolgens) bezorgen als complete service aanbieden. Dat betekent dat we eerst jouw flyers in de gewenste oplage en kwaliteit drukken. Daarna verzorgen we de bezorging: we kunnen de flyers naar één adres versturen (bijvoorbeeld jouw bedrijf) of naar een hele adressenlijst van jouw klanten of filialen. Je geeft je wensen aan en wij regelen de rest.
De kosten voor het verzenden van drukwerk hangen af van een aantal factoren, zoals het formaat en gewicht van de zending, het aantal stuks en de bezorgsnelheid. Een stapel magazines verzenden kost bijvoorbeeld meer porto dan enkele brieven op A5-formaat. Dankzij onze verzendafspraken kunnen we voordelige tarieven aanbieden, vooral bij grotere aantallen. Wil je een exacte prijsindicatie? Vraag dan een offerte aan, we rekenen het graag voor je uit op basis van jouw mailing.
Wij werken efficiënt, maar houden ook rekening met een zorgvuldige planning. Het drukken van je mailing duurt gemiddeld vier tot vijf werkdagen. Daarna plannen we de handling en verzending in, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de werkzaamheden. Grotere mailingen of speciale verpakkingen vragen soms wat extra tijd. In overleg stemmen we af wanneer het drukwerk op de mat moet vallen, zodat alles perfect aansluit bij jouw planning. Bij het aanvragen van een offerte geven we altijd een duidelijke indicatie van de verwachte levertijd en verzenddatum.
Nagenoeg alle soorten drukwerk kun je per post versturen. Veelvoorkomende voorbeelden zijn brieven, kaarten, flyers, folders, brochures en magazines. Deze producten kunnen in enveloppen of geseald verzonden worden. Maar ook zwaardere of driedimensionale items kunnen via de post: denk aan brievenbusdoosjes met een kleine giveaway erin of een pakket met promotiemateriaal voor jouw klanten. Zolang we rekening houden met de maximale afmetingen en gewichten van brievenbuspost (of eventueel pakketzending), kunnen we vrijwel elk drukwerk netjes bij de ontvangers thuis laten bezorgen. En uiteraard adviseren we je over de beste manier van verzenden voor jouw specifieke product.
Rogier Oude Avenhuis
Auteur • 20 artikelen
Rogier is drukwerkspecialist met een achtergrond in marketing en verkoop. Met vijf jaar ervaring in de grafische sector helpt hij klanten met promotioneel drukwerk, brochures & catalogi, kantoor & schrijfwaren en grootformaat drukwerk. Zijn kracht ligt in klantbinding en praktische drukwerk oplossingen.